Produktivität & Prozesse
Maluure-Prinzip: Automatisiere niemals einen schlechten Prozess
Automatisierung macht gute Abläufe schneller und schlechte Abläufe schneller schlecht. Unser erstes Maluure-Prinzip erklärt, warum Reihenfolge alles ist und wie du erkennst, ob ein Prozess reif für Automatisierung ist.
Kurzantwort
Automatisierung ist ein Multiplikator: Sie macht gute Prozesse schneller und schlechte Prozesse schneller schlecht. Deshalb gilt das erste Maluure-Prinzip: Automatisiere niemals einen schlechten Prozess. Die Reihenfolge lautet immer verstehen, vereinfachen, stabilisieren und erst dann automatisieren. Wer einen unklaren Ablauf automatisiert, zementiert dessen Schwächen und macht spätere Korrekturen teurer.
Die Beobachtung: Automatisierung als Beschleuniger ohne Richtung
Kaum ein Versprechen klingt verlockender: Dieser lästige Schritt, diese wiederkehrende Aufgabe, einfach automatisieren. Tools dafür gibt es viele, und sie funktionieren technisch meist tadellos. Trotzdem sehen wir regelmäßig Projekte, bei denen Automatisierung mehr Schaden angerichtet hat als Nutzen gestiftet.
Der Grund ist fast immer derselbe: Es wurde ein Prozess automatisiert, der vorher nicht funktioniert hat. Das Ergebnis ist kein gelöstes Problem, sondern ein Problem in Dauerschleife.
Das Prinzip
Automatisiere niemals einen schlechten Prozess.
Automatisierung ist ein Multiplikator. Sie multipliziert Geschwindigkeit und Konsistenz, aber sie multipliziert genauso Fehler, Umwege und schlechte Annahmen. Ein unklarer Freigabeprozess wird durch Automatisierung nicht klarer, sondern nur schneller unklar, für mehr Menschen, mit weniger Chance zum Eingreifen.
Kernaussage
Automatisierung verstärkt, was da ist. Sie repariert nichts. Deshalb gilt immer: erst den Prozess vereinfachen und stabilisieren, dann automatisieren.
Einordnung: Woher dieses Prinzip kommt
Die Idee ist älter als jedes No-Code-Tool. Bill Gates formulierte es so: Automatisierung, angewendet auf einen effizienten Ablauf, vergrößert die Effizienz. Angewendet auf einen ineffizienten Ablauf, vergrößert sie die Ineffizienz. [1]
In der Softwareentwicklung kennt man das Muster als „Premature Automation“: Man baut eine elegante Lösung für einen Ablauf, den man noch nicht verstanden hat, und zementiert damit dessen Schwächen. Jede spätere Korrektur wird teurer, weil sie jetzt in Code gegossen ist.
Anwendung: Der Drei-Stufen-Test
Bevor wir bei Kunden irgendetwas automatisieren, prüfen wir drei Stufen:
- Verstehen: Kann jemand im Team den Prozess in fünf Sätzen erklären, inklusive der Ausnahmen? Wenn nein, ist er nicht verstanden.
- Vereinfachen: Welche Schritte fallen weg, wenn man den Prozess heute neu erfinden würde? Oft sind es dreißig bis fünfzig Prozent.
- Stabilisieren: Läuft der vereinfachte Prozess einige Wochen manuell stabil? Erst dann ist Automatisierung eine Investition statt ein Risiko.
Beispiel aus der Praxis
Ein Kunde wollte sein Angebotswesen automatisieren: Aus einer Anfrage sollte automatisch ein individuelles Angebot entstehen. Bei der Analyse stellte sich heraus, dass es fünf verschiedene Angebotslogiken gab, je nachdem, wer im Team gerade zuständig war. Die Automatisierung hätte eine davon zementiert, vermutlich nicht die beste. Wir haben zuerst eine gemeinsame Angebotsstruktur erarbeitet, sie acht Wochen manuell gefahren und erst dann teilautomatisiert. Der Aufwand für die Automatisierung halbierte sich, weil der Prozess vorher schlanker geworden war.
Die Lösung: Erst Prozess, dann Tool
Konkret heißt das für dich:
- Schreibe den Prozess auf, bevor du ein Tool wählst. Nicht das Tool definiert den Ablauf, sondern umgekehrt.
- Streiche Schritte, bevor du sie automatisierst. Ein automatisierter unnötiger Schritt ist immer noch ein unnötiger Schritt.
- Behalte eine manuelle Rückfallebene. Jeder automatisierte Prozess braucht einen dokumentierten Weg, wie es ohne ihn geht.
- Plane Reviews ein. Automatisierte Prozesse altern. Was vor zwei Jahren sinnvoll war, kann heute Ballast sein.
| Frage | Gutes Zeichen | Warnsignal |
|---|---|---|
| Ist der Prozess dokumentiert? | Ein Aushang, ein Wiki-Eintrag | „Das weiß nur die Sabine“ |
| Gibt es Ausnahmen? | Aufgelistet und selten | „Kommt drauf an“ |
| Wie oft läuft er? | Wöchentlich oder öfter | Zweimal im Jahr |
| Was kostet ein Fehler? | Wenig, korrigierbar | Viel, schwer korrigierbar |
Der Maluure-Ansatz
Wir lieben Automatisierung. Ein großer Teil unserer eigenen Arbeit läuft über selbstgebaute Abläufe. Aber wir automatisieren grundsätzlich erst, was wir vorher vereinfacht und manuell bewiesen haben. Das ist langsamer am ersten Tag und schneller ab dem zweiten Monat.
Die teuerste Automatisierung ist die, die einen Prozess zementiert, den niemand mehr hinterfragt. Erst vereinfachen, dann stabilisieren, dann automatisieren. In dieser Reihenfolge, immer.
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Häufige Fragen
Warum ist es schlecht, einen schlechten Prozess zu automatisieren?+
Automatisierung verstärkt, was vorhanden ist. Ein unklarer oder fehlerhafter Ablauf wird dadurch nicht besser, sondern schneller und für mehr Menschen falsch. Fehler laufen dann in Dauerschleife, und Korrekturen werden teurer, weil sie in Software gegossen sind.
Woran erkenne ich, ob ein Prozess reif für Automatisierung ist?+
Drei Anzeichen: Der Prozess ist dokumentiert und von mehreren Personen erklärbar, er wurde vereinfacht und läuft manuell stabil, und er wiederholt sich häufig genug, dass sich der Aufwand lohnt.
Was bedeutet Premature Automation?+
Der Begriff beschreibt das Automatisieren eines Ablaufs, bevor man ihn wirklich verstanden hat. Die Folge: Schwächen werden zementiert, und jede spätere Änderung wird aufwendiger.
Soll ich erst ein Tool kaufen und dann den Prozess anpassen?+
Nein. Erst den Prozess aufschreiben und vereinfachen, dann das Tool wählen. Wer umgekehrt vorgeht, übernimmt die Annahmen des Tools statt die eigenen Anforderungen.
Wie viel kann man durch Vereinfachung vor der Automatisierung sparen?+
In unseren Projekten fallen beim Neu-Durchdenken eines Prozesses oft dreißig bis fünfzig Prozent der Schritte weg. Das halbiert typischerweise auch den Aufwand für die eigentliche Automatisierung.
Braucht jeder automatisierte Prozess einen manuellen Fallback?+
Ja. Jeder automatisierte Ablauf sollte einen dokumentierten manuellen Weg haben, damit der Betrieb bei Tool-Ausfall oder Sonderfällen weiterläuft.
Wie oft sollte man automatisierte Prozesse überprüfen?+
Mindestens einmal pro Jahr. Automatisierte Abläufe altern, weil sich Anforderungen, Tools und Teams ändern. Was vor zwei Jahren sinnvoll war, kann heute Ballast sein.
Quellen
- Bill Gates: The Road Ahead (Automatisierung effizienter und ineffizienter Abläufe), Viking Press (1995)
#Automatisierung#Prozesse#Produktivität#Maluure-Prinzip#Digitalisierung
Autor
Josef KujawskiGeschäftsführer & Creative Director bei Maluure
Josef leitet die strategische und gestalterische Entwicklung von Marken bei Maluure. Seit über einem Jahrzehnt begleitet er mittelständische Unternehmen von der Markenpositionierung bis zur digitalen Umsetzung.
Geschäftsführer der Maluure GmbH, Köln. Spezialisiert auf Corporate Design, Markenstrategie und digitale Markenerlebnisse.
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