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Brauchbare Illegalität: Warum Organisationen kleine Regelbrüche brauchen

Niklas Luhmann und Stefan Kühl zeigen: Ohne pragmatische Abweichungen von Regeln wären Organisationen gelähmt. Was das für Prozesse und digitale Projekte bedeutet.

von Josef KujawskiVeröffentlicht: 16. Oktober 20264 Min Lesezeit

Brauchbare Illegalität: Warum Organisationen kleine Regelbrüche brauchen

Kurzantwort

Brauchbare Illegalität, auch funktionale Illegalität genannt, beschreibt Abweichungen von internen Regeln, die einer Organisation nützen. Niklas Luhmann prägte den Begriff 1964, Stefan Kühl hat ihn für die heutige Praxis aufbereitet. Kein Regelwerk deckt alle Situationen ab, ohne pragmatische Abkürzungen wären viele Organisationen gelähmt. Gesetze, Datenschutz und Kundeninteressen bleiben dabei immer tabu. Häufige Workarounds sind ein guter Hinweis darauf, wo ein Prozess verbessert werden sollte.

Das Problem: Regeln, die alles lähmen würden

Stell dir vor, alle in deinem Unternehmen halten sich ab morgen exakt an jede Vorschrift. Jede Freigabe läuft über den offiziellen Weg, jede Bestellung wartet auf die zweite Unterschrift, niemand kürzt etwas ab. Klingt ordentlich. In der Praxis steht nach wenigen Tagen vieles still. Gewerkschaften nutzen genau das als Druckmittel: Dienst nach Vorschrift wirkt fast wie ein Streik.

Daraus folgt eine unbequeme Einsicht: Organisationen funktionieren nicht trotz kleiner Regelbrüche, sondern oft gerade wegen ihnen.

Das Prinzip: Brauchbare Illegalität

Der Soziologe Niklas Luhmann prägte 1964 den Begriff der brauchbaren Illegalität. ^[1] Gemeint sind Abweichungen von formalen Regeln, die der Organisation nützen. „Illegal" heißt hier nicht strafbar, sondern: nicht durch die eigenen offiziellen Regeln gedeckt. Oft wird das Prinzip auch funktionale Illegalität genannt.

Luhmanns Beobachtung: Keine Organisation kann alle Situationen vorab regeln. Formale Strukturen sind starr, die Wirklichkeit ist es nicht. Die Lücke füllen Menschen, die Regeln pragmatisch auslegen, kurze Wege nehmen und Probleme lösen, bevor sie offiziell gemeldet sind.

Diagramm: Ein roter Pfeil umgeht ein Hindernis an der formalen Regel, darunter die gelebte Praxis — Neben der formalen Regel entsteht immer eine gelebte Praxis.

Was Stefan Kühl daraus macht

Der Organisationssoziologe Stefan Kühl hat Luhmanns Gedanken für die heutige Praxis aufbereitet. ^[2] Seine zentrale These: Jede Organisation hat drei Seiten.

Seite	Was sie zeigt	Beispiel
Formale Seite	Offizielle Regeln, Prozesse, Zuständigkeiten	Freigabeprozess mit zwei Unterschriften
Informale Seite	Gelebte Praxis, Abkürzungen, Absprachen	Kurzer Anruf statt Ticket
Schauseite	Das Bild, das nach außen gezeigt wird	Saubere Prozessgrafik im Angebot

Brauchbare Illegalität lebt auf der informalen Seite. Sie ist kein Betriebsunfall, sondern ein Zeichen dafür, dass Menschen Verantwortung übernehmen, wo die Regel nicht weiterhilft.

Kernaussage

Regelabweichungen sind nicht automatisch ein Problem. Oft zeigen sie dir genau, wo dein offizieller Prozess an der Wirklichkeit vorbeigeht.

Wo die Grenze liegt

Nicht jeder Regelbruch ist brauchbar. Kühl und Luhmann unterscheiden deutlich zwischen Abweichungen, die der Organisation helfen, und solchen, die ihr oder anderen schaden.

Skala mit drei Feldern: Erlaubt, Grauzone, Tabu; die Grauzone ist rot markiert — Brauchbare Illegalität spielt sich in der Grauzone ab, nie im Tabubereich.

Brauchbar: Eine Mitarbeiterin gibt eine kleine Korrektur auf der Website direkt frei, statt drei Tage auf das offizielle Review zu warten.
Grenzwertig: Ein Team umgeht dauerhaft einen Prozess, weil er nervt. Hier ist meist der Prozess das Problem, nicht das Team.
Tabu: Alles, was Gesetze, Datenschutz, Sicherheit oder die Interessen von Kunden verletzt. Das ist keine brauchbare Illegalität, sondern einfach falsch.

Was das für digitale Projekte bedeutet

In Website- und Softwareprojekten begegnet dir das Prinzip ständig:

Freigabeschleifen: Wenn jede Textänderung durch fünf Instanzen muss, entstehen inoffizielle Abkürzungen. Besser: klare Bereiche, in denen das Team selbst entscheidet.
Workarounds im System: Wenn Mitarbeitende Daten in Excel pflegen, obwohl es ein CMS gibt, zeigt das eine Lücke im Tool. Schau hin, statt zu verbieten.
Styleguides: Ein Designsystem, das keine Ausnahme zulässt, wird heimlich umgangen. Plane bewusst Spielraum ein.
Prozessautomatisierung: Wer einen Prozess automatisiert, sollte vorher die gelebte Praxis kennen, nicht nur das Organigramm. Sonst automatisierst du einen Ablauf, den es so gar nicht gibt.

Kernaussage

Bevor du einen Workaround verbietest, frag, welches Problem er löst. Häufig ist er der beste Hinweis auf einen besseren Prozess.

Kurz-Check

Wo umgehen Menschen in deinem Team regelmäßig einen offiziellen Ablauf?
Welches echte Problem lösen diese Abkürzungen?
Ist klar, wo Spielraum erlaubt ist und wo nicht?
Würde dein Betrieb bei Dienst nach Vorschrift weiterlaufen?

Häufige Fragen

Was bedeutet brauchbare Illegalität?+

Brauchbare Illegalität beschreibt Abweichungen von den formalen Regeln einer Organisation, die ihr nützen. Gemeint ist kein Gesetzesbruch, sondern das pragmatische Umgehen interner Vorschriften.

Wer hat den Begriff geprägt?+

Niklas Luhmann hat den Begriff 1964 in seinem Buch „Funktionen und Folgen formaler Organisation" eingeführt. Stefan Kühl hat ihn später für die heutige Organisationspraxis aufbereitet.

Ist funktionale Illegalität dasselbe wie brauchbare Illegalität?+

Ja, beide Begriffe meinen im Kern dasselbe: Regelabweichungen, die eine Funktion für die Organisation erfüllen und sie handlungsfähig halten.

Warum brauchen Organisationen Regelbrüche?+

Formale Regeln können nie alle Situationen abdecken. Ohne pragmatische Abweichungen würden viele Abläufe stocken, wie Dienst nach Vorschrift zeigt.

Ist brauchbare Illegalität ein Freibrief für Gesetzesverstöße?+

Nein. Verstöße gegen Gesetze, Datenschutz, Sicherheit oder Kundeninteressen sind nie brauchbar. Es geht nur um interne Regeln mit Spielraum.

Was sind die drei Seiten einer Organisation nach Stefan Kühl?+

Kühl unterscheidet die formale Seite mit offiziellen Regeln, die informale Seite mit der gelebten Praxis und die Schauseite, also das Bild nach außen.

Wie gehe ich als Führungskraft mit Workarounds um?+

Frag zuerst, welches Problem der Workaround löst. Oft lässt sich daraus ein besserer offizieller Prozess ableiten.

Was hat das mit Websites und Software zu tun?+

Wer Prozesse digitalisiert oder automatisiert, muss die gelebte Praxis kennen. Sonst bildet das System Abläufe ab, die es in Wirklichkeit gar nicht gibt.

Quellen

Funktionen und Folgen formaler Organisation, Duncker & Humblot (1964)
Brauchbare Illegalität. Vom Nutzen des Regelbruchs in Organisationen, Campus Verlag (2020)

#Organisation#Prozesse#Soziologie#Führung

Autor

Josef Kujawski

Geschäftsführer & Creative Director bei Maluure

Josef leitet die strategische und gestalterische Entwicklung von Marken bei Maluure. Seit über einem Jahrzehnt begleitet er mittelständische Unternehmen von der Markenpositionierung bis zur digitalen Umsetzung.

Geschäftsführer der Maluure GmbH, Köln. Spezialisiert auf Corporate Design, Markenstrategie und digitale Markenerlebnisse.

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